Czas i miejsce
➢ Wigilia Pełna Ciepła odbędzie się 24 grudnia 2025 r. we wrocławskiej Czasoprzestrzeni (ul. Tramwajowa 1-3) w Hali Północnej (sala dla gości), Sali Wysokiej (wydawka dań zimnych) oraz w Klubie Łącznik (kuchnia tymczasowa).
➢ O 10:00 spotykamy się na obowiązkowym szkoleniu z BHP i ewakuacji.
➢ O godzinie 11:00 zaczniemy wykładać część jedzenia na stoły i zajmiemy się wszystkimi niezbędnymi czynnościami, aby być w pełnej gotowości na przyjęcie co najmniej 500 gości.
➢ Bramy dla gości zostaną otwarte o 13:15, a oficjalne rozpoczęcie nastąpi o 14:00.
➢ Wydarzenie potrwa ok. 2 godz. Po tym czasie prosimy o pełną mobilizację przy sprzątaniu – wspólnie szybciej to ogarniemy!
Informacje ogólne
➢ Ubierzcie się ciepło – duża sala potrafi zaskoczyć temperaturą. Warto też pomyśleć, aby strój miał charakter świąteczny (np. nieco bardziej elegancki, może z jakimś świątecznym akcentem) – w końcu to wyjątkowy i świąteczny dzień!
➢ Wygodne buty są bardzo wskazane (nawet bardzo, bardzo!) – będzie dużo chodzenia, szczególnie w sekcji wolontariuszy-opiekunów stołów.
➢ Osoby w kuchni prosimy o związanie włosów. Rękawiczki jednorazowe będą zapewnione.
➢ Każdy wolontariusz otrzyma identyfikator, z wyraźnie wpisanym imieniem, który powinien być stale przypięty w widocznym miejscu.
➢ Koordynatorzy sekcji (ochrona, szatnia, kuchnia, sala główna, wydawka zimna) będą mieć nieco większe identyfikatory, aby w razie potrzeby łatwiej odnaleźć ich w tłumie.
➢ Na backstage’u w Klubie Łącznik (obok kuchni) zostanie udostępnione pomieszczenie socjalne dla wolontariuszy, gdzie będzie można odwiesić kurtkę, przechować rzeczy oraz chwilkę odpocząć na kanapach.
➢ Nie ponosimy odpowiedzialności za zagubione przedmioty!
➢ Pamiętajcie, że działamy spokojnie, empatycznie, z troską o gości, a uśmiech każdego z nas jest bardzo ważny i potrzebny:)
Dzieci i młodzież
➢ Wolontariuszami mogą być osoby od 13. roku życia.
➢ Dzieci poniżej 13 lat są mile widziane, ale zawsze pod pełną opieką swoich rodziców (na hali będzie ponad 600 osób, a małej osobie niestety łatwo się wtedy zgubić).
Szatnie i wydawanie paczek
➢ Mamy dwie szatnie, w których goście mogą zostawić swoje rzeczy – prosimy o kierowanie ich zgodnie z oznaczeniami. Ze względów bezpieczeństwa na halę nie można wnosić dużych toreb czy pakunków – te bezwzględnie muszą zostać pozostawione w szatni. Część gości zabierze kurtki oraz mniejsze torby i plecaki ze sobą do stołów.
➢ Po skorzystaniu z szatni każdy gość wpisuje się na listę obecności (w wyznaczonych miejscach).
➢ Przy wpisaniu na listę każdy gość dostaje jeden talon. Jeden talon = jedna paczka → powtarzamy, że paczek wystarczy dla każdego.
➢ Goście będą mogli odbierać paczki w obu szatniach po zakończeniu wydarzenia.
➢ Zwracajmy szczególną uwagę na osoby starsze i z niepełnosprawnościami – pomagamy, wspieramy, prowadzimy, tłumaczymy.
➢ Wolontariusze przypisani do szatni/ ochrony wchodząc na salę proszeni są o zdejmowanie kamizelek (kamizelki nosimy tylko na zewnątrz /przy wejściu do hali).
Na hali głównej
➢ Każdy stół ma swój numer.
➢ Wolontariusze zostaną przypisani jako opiekunowie do konkretnych stołów (gospodarz i kelner w jednym:)).
➢ Rolą opiekuna jest całościowe dbanie o stół, to znaczy:
- przyprowadzenie gości do stołu (po otwarciu bram z okolic szatni zapraszamy i podprowadzamy gości do stołów),
- zagadywanie, odpowiadanie na pytania, podtrzymywanie miłej rozmowy,
- po oficjalnym rozpoczęciu zainicjowanie dzielenia się opłatkiem,
- przynoszenie dań ciepłych, napojów gorących,
- pod koniec spotkania pomaganie przy spakowaniu potraw niezjedzonych,
- bieżące ogarnianie porządku i czystości wokół stołów.
➢ Przy ścianach ustawione są stoły z podgrzewaczami gorącej wody, kubkami, herbatą i kawą.
➢ Są dwa stanowiska do barszczu + wyznaczone osoby do nalewania.
➢ Zimne dania (sałatki, śledzie, kutię, chleb) wystawiamy zgodnie z planem koordynatora kuchni.
➢ Goście nie wchodzą do kuchni! Jedzenie na halę wynoszą wyłącznie opiekunowie stołów, bądź wolontariusze przypisani dodatkowo do kuchni.
➢ Opakowania na wynos będą dostępne pod koniec wydarzenia w Sali Wysokiej oraz w kuchni (sami przynosimy pojemniki – nie wysyłamy po nie gości).
➢ Resztki jedzenia zlewamy do wiader, a puste naczynia wyrzucamy do śmieci.
Koordynatorzy
Bądźcie w stałym kontakcie z Koordynatorami sekcji, do których zostaliście przypisani.
W przypadku problemów i wątpliwości prosimy o natychmiastowy kontakt:
➢ Mieczysław Michalak
➢ Adela Jakielaszek
➢ Konrad Czerkas
➢ Michał Rolak
➢ Ania Wróblewska
➢ Danuta Pilarz-Małkiewicz